С 1 июля 2026 года действуют новые электронные форматы документов по НДС. Изменения затронули книгу покупок, книгу продаж, дополнительные листы к ним и журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур.
Компаниям и ИП необходимо проверить, в каком формате 1С формирует XML-файлы, правильно ли заполняются новые реквизиты и готова ли система электронной отчётности принять и отправить документы. После 1 июля файлы по старым форматам ФНС принимать не должна.
Коротко: с 1 июля 2026 года книга покупок формируется по версии 5.07, книга продаж — 5.08, журнал счетов-фактур — 5.06. Проверьте версию учётной программы, данные ИП, операции с авансами, настройки электронной отчётности и срок действия электронной подписи.
Какие электронные форматы НДС изменились с 1 июля 2026 года
Приказ ФНС России от 17 марта 2026 года № ЕД-1-26/186@ обновил форматы пяти документов:
- журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур;
- книги покупок;
- дополнительного листа книги покупок;
- книги продаж;
- дополнительного листа книги продаж.
Приказ зарегистрирован в Минюсте 21 апреля 2026 года и официально опубликован 22 апреля. Новые требования вступили в силу 1 июля 2026 года.
Актуальные версии выглядят так:
| Электронный документ | Версия с 1 июля 2026 года |
| Журнал учёта счетов-фактур | 5.06 |
| Книга покупок | 5.07 |
| Дополнительный лист книги покупок | 5.07 |
| Книга продаж | 5.08 |
| Дополнительный лист книги продаж | 5.08 |
Версия журнала изменилась с 5.05 на 5.06, книги покупок и её дополнительного листа — с 5.06 на 5.07, книги продаж и дополнительного листа — с 5.07 на 5.08.
До 30 июня включительно ФНС разрешала использовать прежние и рекомендуемые переходные форматы. С 1 июля электронные файлы должны соответствовать форматам, утверждённым приказом № ЕД-1-26/186@.
Не путайте новую форму документа и новый электронный формат
Изменения по НДС вводились в два этапа.
С 1 апреля 2026 года изменились формы и правила заполнения счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. В документах появились реквизиты для операций с авансами, а в книге продаж была отражена новая основная ставка НДС 22%.
Подробнее о заполнении новых форм, переходных авансах и подготовке декларации мы рассказали в статье «НДС за II квартал 2026: что проверить перед сдачей отчётности, чтобы избежать требований ФНС».
С 1 июля 2026 года обязательными стали новые XML-форматы, в которых книги и журнал формируются и передаются в электронном виде.
Таким образом, речь идёт не о новой декларации по НДС и не о полном изменении всех документов ЭДО. Изменились именно электронные форматы налоговых регистров:
- книги покупок;
- книги продаж;
- дополнительных листов;
- журнала учёта счетов-фактур.
Счета-фактуры и УПД, которыми компании обмениваются с контрагентами, регулируются отдельными форматами. Но сведения из них должны правильно попадать в книгу покупок и книгу продаж.
Что изменилось внутри электронных документов
1. Добавлены сведения об индивидуальном предпринимателе
В новых форматах для ИП необходимо указывать:
- ОГРНИП;
- дату присвоения ОГРНИП.
Эти реквизиты включены в электронные форматы журнала счетов-фактур, книги покупок, книги продаж и дополнительных листов. Дата должна передаваться в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Если в карточке ИП в 1С указано только ФИО и ИНН, сформированный XML-файл может не пройти форматно-логический контроль. Поэтому предпринимателям важно проверить не только сам релиз программы, но и полноту регистрационных данных.
2. Добавлена связь между авансом и последующей отгрузкой
С 2026 года при отгрузке товаров, работ или услуг в счёт ранее полученной предоплаты продавец должен связать отгрузочный и авансовый счета-фактуры.
Для этого используются три реквизита:
- строка 5б в отгрузочном счёте-фактуре;
- графа 11а в книге продаж;
- графа 7а в книге покупок.
В строке 5б и графе 11а указываются номер и дата ранее выставленного авансового счета-фактуры. В графе 7а книги покупок продавец указывает реквизиты счета-фактуры на отгрузку, когда принимает к вычету НДС, ранее начисленный с полученного аванса.
Пример заполнения
Компания получила от покупателя предоплату 15 мая 2026 года и выставила авансовый счёт-фактуру № 48.
10 июля компания отгрузила товар и выставила счёт-фактуру № 115.
При формировании документов нужно отразить:
- в строке 5б счёта-фактуры № 115 — реквизиты авансового счёта-фактуры № 48 от 15 мая;
- в графе 11а книги продаж — № 48 от 15 мая;
- в графе 7а книги покупок при вычете авансового НДС — № 115 от 10 июля.
Если связь между авансом и отгрузкой в 1С не настроена, новые графы могут остаться пустыми либо заполниться неправильными документами.
3. Учтена ставка НДС 22%
С 1 января 2026 года основная ставка НДС составляет 22%. Поэтому в книге продаж:
- графы 14 и 17 предназначены для операций по ставке 22%;
- графы 14а и 17а используются для ставок 20% или 18% по переходным и прошлым операциям.
Изменения в самих формах начали применяться с 1 апреля, а с 1 июля эти сведения должны корректно передаваться и в новых XML-файлах.
Особое внимание требуется операциям, по которым аванс был получен в период действия одной ставки, а отгрузка произошла после её изменения.
4. Добавлены коды налоговых периодов для ИП
В форматы включены отдельные коды налоговых периодов для случаев, когда ИП или глава крестьянского хозяйства снимается с учёта:
- 83 — первый квартал;
- 87 — второй квартал;
- 88 — третий квартал;
- 89 — четвёртый квартал.
Эти коды появились в журнале счетов-фактур, книге покупок, книге продаж и дополнительных листах.
Для большинства действующих компаний это техническое изменение ничего не меняет. Но оно важно при закрытии ИП или прекращении статуса главы КФХ.
Кого касаются новые форматы НДС
Проверить учётную систему нужно организациям и предпринимателям, которые:
- платят НДС;
- исполняют обязанности налогового агента;
- ведут книгу покупок или книгу продаж;
- представляют эти документы в ФНС в электронном виде;
- ведут журнал полученных и выставленных счетов-фактур при посреднической деятельности.
Изменения также касаются плательщиков УСН, у которых в 2026 году возникла обязанность исчислять НДС. Они должны выставлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж и представлять декларации по НДС.
Плательщики УСН, которые пользуются автоматическим освобождением от НДС, в обычной ситуации не ведут книги покупок и продаж и не сдают декларацию по НДС. Исключения возможны, например, при исполнении обязанностей налогового агента или работе посредником от своего имени.
Журнал учёта счетов-фактур продолжают вести посредники, экспедиторы и застройщики, которые получают или выставляют счета-фактуры в интересах другого лица. Если такой посредник не является плательщиком НДС и не сдаёт декларацию, журнал представляется отдельно в электронной форме не позднее 20-го числа месяца после окончания квартала.
Что проверить в 1С после 1 июля 2026 года
1. Проверьте конфигурацию и релиз программы
Недостаточно проверить только версию платформы «1С:Предприятие». Электронные форматы реализуются в конкретной конфигурации:
- «1С:Бухгалтерия»;
- «1С:УНФ»;
- «1С:Розница»;
- отраслевом или доработанном решении.
Официальный монитор законодательства 1С показывает, что порядок поддержки изменений различается в зависимости от конфигурации. Например, для «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» отдельное изменение может не требоваться, поскольку нужный функционал уже был реализован ранее. Для некоторых других решений обновления выпускались отдельно.
Поэтому правильный вопрос звучит не «установлено ли последнее обновление», а:
Формирует ли именно наша конфигурация книгу покупок 5.07, книгу продаж 5.08 и журнал счетов-фактур 5.06?
Если база доработана программистами, типовое обновление не гарантирует, что изменённые механизмы выгрузки работают правильно.
2. Проверьте карточку ИП
В данных организации должны быть заполнены:
- ИНН;
- ФИО предпринимателя;
- ОГРНИП;
- дата присвоения ОГРНИП.
Дата присвоения обычно указана в листе записи ЕГРИП. В старых или перенесённых базах это поле может быть пустым, даже если сам ОГРНИП внесён.
3. Проверьте операции с авансами
Сформируйте список операций, где:
- покупатель перечислил предоплату;
- был выставлен авансовый счёт-фактура;
- затем произошла полная или частичная отгрузка;
- НДС с аванса принимается к вычету.
Проверьте, что 1С связывает отгрузку именно с тем авансовым документом, который закрывается этой реализацией.
Особенно внимательно нужно проверить:
- частичные отгрузки;
- один аванс под несколько поставок;
- несколько авансов под одну поставку;
- перенос документов из другой базы;
- ручные корректировки счетов-фактур;
- авансы прошлых лет.
4. Проверьте ставки НДС
В книге продаж операции должны распределяться по правильным графам:
- 22%;
- 20%;
- 18%;
- другим применяемым ставкам.
Если в учётной базе сохранились ручные настройки, собственные справочники ставок или доработанные печатные формы, они могут конфликтовать с новыми правилами.
5. Сделайте тестовую выгрузку XML
Сформируйте электронные файлы и откройте их в текстовом редакторе либо передайте на проверку бухгалтеру или специалисту 1С.
В реквизите ВерсФорм должны быть указаны:
- 5.06 — для журнала счетов-фактур;
- 5.07 — для книги покупок;
- 5.08 — для книги продаж.
Названия файлов также содержат обозначение версии схемы. Например, для книги покупок используется обозначение 05_07, для книги продаж — 05_08.
Проверить нужно не только номер версии, но и заполнение новых полей:
- ОГРНИП;
- дата ОГРНИП;
- номер и дата авансового счета-фактуры;
- номер и дата отгрузочного счета-фактуры;
- корректная ставка НДС.
6. Проверьте дополнительные листы
Компании часто проверяют только основную книгу покупок и книгу продаж, забывая про дополнительные листы.
Но их форматы также изменились:
- дополнительный лист книги покупок — версия 5.07;
- дополнительный лист книги продаж — версия 5.08.
Это важно при исправлении данных за уже завершённые налоговые периоды.
Что проверить в ЭДО и электронной отчётности
Проверьте интеграцию между 1С и оператором
Файл может правильно формироваться в 1С, но некорректно обрабатываться:
- внешним модулем отчётности;
- отдельной программой оператора;
- интеграционной обработкой;
- самописной выгрузкой;
- промежуточной системой согласования.
Нужно убедиться, что при передаче файл не преобразуется в старую версию и не теряет новые реквизиты.
Не путайте ЭДО с контрагентами и отправку отчётности
Обмен УПД и счетами-фактурами с поставщиками — это ЭДО с контрагентами.
Передача книги покупок, книги продаж или журнала в ФНС — это электронная налоговая отчётность.
Системы могут работать в одной связке, но используют разные документы и форматы. Поэтому успешная отправка УПД контрагенту ещё не означает, что налоговые регистры сформированы правильно. Подробнее о том, как взаимодействуют 1С и системы ЭДО, мы рассказали в отдельной статье.
Проверьте электронную подпись
ФНС рекомендует проверить:
- срок действия сертификата квалифицированной электронной подписи;
- возможность подписания документов;
- настройки маршрута согласования;
- полномочия подписанта;
- машиночитаемую доверенность, если документы подписывает представитель.
Сам приказ № ЕД-1-26/186@ не вводит новую электронную подпись. Но просроченный сертификат или ошибка в полномочиях может помешать отправке даже правильно сформированного XML-файла.
Проведите тест перед реальной отправкой
Проверка должна включать всю цепочку:
- Документ сформирован в 1С.
- XML прошёл встроенный контроль.
- Файл загрузился в систему отчётности.
- Электронная подпись сработала.
- Оператор принял документ.
- Получена квитанция или протокол ФНС.
Сохраните протоколы проверки. Если система показывает ошибку, из текста протокола должно быть понятно, связано ли отклонение с форматом, реквизитами или электронной подписью.
Какие ошибки наиболее вероятны
В XML осталась старая версия
Это возможно в необновлённой, доработанной или давно не обслуживаемой базе.
У ИП не заполнена дата ОГРНИП
Раньше этот реквизит мог не использоваться при формировании электронных книг. Теперь он включён в обязательный состав сведений об ИП.
Не связаны аванс и отгрузка
В результате пустыми остаются строка 5б, графа 7а или графа 11а.
Используется неправильная ставка
Чаще всего проблема возникает в переходных операциях, когда аванс и отгрузка относятся к периодам с разными ставками НДС.
Файл формируется внешней обработкой
Даже актуальная типовая конфигурация 1С не поможет, если выгрузку выполняет собственная обработка, которую не обновили под новые XSD-схемы.
Исправления вносятся вручную
Редактирование XML вручную создаёт риск нарушить структуру файла: обязательность элементов, формат даты, наименование тегов или контрольные соотношения.
Даже при актуальной версии программы проблемы могут возникнуть из-за некорректного учёта: расхождений между книгами, неправильных счетов-фактур или неподписанных документов. Другие распространённые ситуации мы собрали в разборе «ТОП-10 бухгалтерских ошибок за 2025 год».
Что произойдёт, если отправить старый формат
ФНС предупреждает, что после 1 июля приём электронных документов производится по новым форматам. Файл по старой версии может получить отказ в приёме на этапе форматно-логического контроля.
Само изменение форматов не вводит отдельного нового штрафа. Основной риск в другом: документ будет считаться непредставленным, пока компания не исправит ошибку и не отправит его повторно.
Если отказ получен в последний день срока, времени на исправление может не остаться. Поэтому тестировать выгрузку лучше до отправки обязательного документа.
Чек-лист для бухгалтера
До формирования очередного электронного документа проверьте:
- используется актуальная конфигурация 1С;
- программа формирует версии 5.06, 5.07 и 5.08;
- у ИП заполнены ОГРНИП и дата его присвоения;
- авансовые счета-фактуры связаны с отгрузочными;
- графы 7а и 11а заполняются корректно;
- операции распределены по правильным ставкам НДС;
- дополнительные листы формируются в новых версиях;
- внешние обработки и интеграции обновлены;
- оператор отчётности принимает новый XML;
- электронная подпись действует;
- полномочия подписанта подтверждены;
- тестовый файл прошёл форматный контроль;
- квитанции и протоколы ФНС сохраняются.
Частые вопросы
Какие новые электронные форматы НДС действуют с 1 июля 2026 года?
Журнал учёта счетов-фактур формируется по версии 5.06, книга покупок и дополнительный лист — по версии 5.07, книга продаж и её дополнительный лист — по версии 5.08.
Нужно ли обновлять 1С?
Нужно проверить поддержку новых форматов в конкретной конфигурации. Для части типовых решений необходимые изменения были реализованы заранее, поэтому отдельное обновление именно из-за приказа может не требоваться. Доработанные и отраслевые базы следует проверять отдельно.
Изменилась ли декларация по НДС с 1 июля 2026 года?
Приказ № ЕД-1-26/186@ меняет форматы книги покупок, книги продаж, дополнительных листов и журнала счетов-фактур. Он не утверждает новую форму декларации по НДС.
Нужно ли менять бумажную книгу покупок и продаж?
Формы и правила заполнения документов изменились с 1 апреля 2026 года. Изменения с 1 июля относятся к формированию и передаче этих документов в электронной форме.
Касаются ли изменения компаний на УСН?
Да, если компания или ИП на УСН платит НДС и ведёт соответствующие книги. При автоматическом освобождении от НДС книги покупок и продаж обычно вести не нужно.
Что проверить у ИП?
В учётной системе должны быть заполнены ОГРНИП и дата его присвоения. Оба реквизита включены в новые электронные форматы.
Что делать, если ФНС отклонила файл?
Изучить протокол отказа, обновить программу или исправить реквизиты, повторно сформировать XML и отправить документ заново. Отправленным следует считать документ, по которому получено подтверждение приёма.
Вывод
Новые электронные форматы НДС с 1 июля 2026 года — это в первую очередь техническое изменение, но оно напрямую зависит от качества налогового учёта.
Одного обновления программы недостаточно. Необходимо проверить:
- регистрационные данные ИП;
- связь авансов и отгрузок;
- ставки НДС;
- версии XML-файлов;
- интеграцию с оператором;
- электронную подпись.
Если эти элементы настроены правильно, переход на новые форматы не должен изменить ежедневную работу бухгалтера. Если база устарела или сильно доработана, ошибку лучше найти на тестовом файле, а не после отказа ФНС.
КУБ2Б может проверить готовность учётной базы к новым форматам, корректность операций с авансами и формирование книг покупок и продаж до отправки документов в налоговую.
Материал актуален на 16 июля 2026 года.
